Kennisuitwisseling besluitvormingsproces NRW en provincie Gelderland

Staatssekretär für Bundes- und Europaangelegenheiten Dr. Mark Speich en zijn medewerkers van de ‘Landesvertretung Noordrijn-Westfalen beim Bund’ uit Berlijn waren op bezoek in Gelderland. Zij wilden meer weten over het digitale besluitvormingsproces en de praktijk van flexwerken bij de provincie Gelderland. Bij dit bezoek wapperden de vlaggen van Noordrijn-Westfalen en die van Gelderland voor het Huis der Provincie in Arnhem op 20 augustus 2019.

Rugzak kantoor

Jan Fokke Heida, lid van het managementteam van de provincie Gelderland, heette de Duitse gasten welkom. Hij begon zijn speech met zijn rugzak om. Hij legde uit dat hij op die manier zijn kantoor bij zich droeg. De rugzak bevat wat hij nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Afhankelijk van het soort werk, een overleg of het uitwerken van een voorstel, bepaalt hij zijn werkplek in het vernieuwde kantoorgebouw van de provincie Gelderland.

Digitaal werken

Annemieke Bus, beleidsmedewerker bij de provincie, liet het digitale besluitvormingsproces zien en ging in op de veranderingen en vereisten die hiervoor nodig waren: een digitaal systeem en een veranderende werkcultuur. De uitgangspunten bij het besluitvormingsproces zijn: de schrijver is verantwoordelijk is voor de inhoud en hoeft dus niet meer achter parafen aan te gaan. En het vierogenprincipe geldt. Diegene die schrijft geeft geen akkoord op het voorstel. Dat doet een andere daartoe gemachtigde medewerker.Voor de digitalisering gingen ambtenaren fysiek op pad door de kantoren om hun voorstel te laten ondertekenen. In supermarktkarretjes transporteerden de collega’s van de postkamer de stapels documenten. Ook dat werd overbodig want de digitalisering maakte papierloos én plaatsonafhankelijk werken mogelijk.

Flexwerken en vertrouwen

De toehoorders luisterden vol belangstelling. Veel vragen gingen over het flexwerken en de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar. Hoe weet je of iemand ook daadwerkelijk zijn uren maakt als hij/zij niet naar kantoor komt?Jan Fokke Heida legde uit deze werkwijze is gebaseerd op vertrouwen en niet op controle.

Cultuurverandering

De medewerkers van de Landesvertretung Noordrijn-Westfalen gingen na de plenaire sessie in kleine groepjes uiteen met medewerkers van diverse afdelingen van de provincie. Deze brachten hen naar hun flexplek en lieten van heel dichtbij zien hoe dat in de praktijk in zijn werk gaat. De kennisuitwisseling krijgt een vervolg: enkele medewerkers van de Landesvertretung Noordrijn-Westfalen komen nog een keer langs voor meer uitleg over de cultuurverandering die nodig is om deze manier van werken in te voeren.Na de lunch verzorgde Ingeborg Lindhoud nog een lezing over Duits-Nederlandse cultuurverschillen.